Jaarverslagen staan nogal eens te boek als ‘taaie kost’. Gloed doet er dan ook alles aan om de lezer zo veel mogelijk te ‘helpen’. Dat zit ‘m niet alleen in een goede structuur en toegankelijke teksten. Minstens zo belangrijk is het design: strak vormgegeven kerncijfers of een aantrekkelijke homepage maken een jaarverslag meteen een stuk interessanter.
Fotograaf homepage foto: Tine Eelman
Bij Gloed werken we met een multidisciplinair team van tekstschrijvers, designers en online specialisten aan de jaarverslagen voor onze opdrachtgevers. Dit varieert van de opmaak van een pdf op basis van aangeleverde input tot de volledige productie met projectmanagement, tekst, ontwerp én realisatie van zowel een pdf als website, afhankelijk van de wens van de opdrachtgever.
Zo’n opdrachtgever waarvoor Gloed – voor het tweede opeenvolgende jaar – de content, projectmanagement en realisatie van het jaarverslag van A tot Z heeft verzorgd is Groningen Seaports (GSP). Op 21 mei 2024 publiceerden zij hun jaarverslag met het thema ‘Klaar voor de toekomst’. GSP is beheerder, commerciële exploitant en ontwikkelaar van de haven van Delfzijl en de Eemshaven. Zij zijn gevestigd in Delfzijl. In hun jaarverslag leggen ze elk jaar verantwoording af over het reilen en zeilen binnen hun organisatie. Voor GSP een belangrijk moment, want zij zijn niet alleen verantwoordelijk voor de economische ontwikkeling van de havens en aangrenzende industriegebieden, maar ook voor het versterken van de leefbaarheid in deze gebieden: transparantie is essentieel.
Voor het jaarverslag van 2023 koos GSP – heel praktisch – voor een pdf-formaat voor de formele ondertekening door RvB en RvC en vaststelling van het jaarverslag in de Algemene vergadering van Aandeelhouders op 17 mei 2024. Voor het grotere publiek is het jaarverslag vervolgens via een aparte website gepubliceerd met de pdf als download. Nieuw dit jaar is een Engelstalige samenvatting online in plaats van een volledig Engelstalige pdf, geïnspireerd door het jaarverslag van Loodswezen, een andere opdrachtgever van Gloed.
Ik hoor je denken: GSP (Delfzijl) en Loodswezen (Rotterdam) zitten niet bepaald bij Nijmegen om de hoek. Dat klopt: uit alle regio’s van Nederland weten opdrachtgevers ons te vinden. Voor gesprekken om belangrijke input voor de opzet van het jaarverslag op te halen, zijn we uiteraard op locatie aanwezig. Maar het dagelijks projectmanagement, wekelijkse updates en de uitwisseling van content(voorstellen) kunnen uitstekend op afstand plaatsvinden.
Tijdens de gesprekken bij GSP op locatie sprak ik de Manager Sales en Business Development over de belangrijkste ontwikkelingen van Groningen Seaports in 2023. Want ook al is een jaar nog niet voorbij, trends en ontwikkelingen zijn vaak al wel duidelijk. Het interview met de directie gaf een goed beeld van de prioriteiten van de organisatie. Tot slot pakte ik het jaarverslag van 2022 erbij om de continuïteit te bewaken. Wat is in 2022 toegezegd? Welke ontwikkelingen hebben in 2023 een vervolg gekregen? Kortom: wat mag niet vergeten worden? Op basis van al deze bronnen leverde ik eind oktober een contentplan op: een uitgebreide inhoudsopgave van het jaarverslag met per hoofdstuk een beknopte beschrijving van de te presenteren resultaten.
Hét grote voordeel van meerdere jaren achter elkaar een jaarverslag maken is dat je de organisatie goed leert kennen en weet bij wie je moet zijn. Op die manier kun je een organisatie steeds meer ontzorgen. Een uitgebreide lijst van contentleveranciers bracht ons ook nu weer bij de juiste mensen voor het vergaren van de content. De uitvraag van content vond vervolgens voornamelijk plaats door de teksten van het jaar ervoor toe te sturen met de vraag om deze te updaten. Voor nieuwe onderwerpen koos ik voor een e-mail met heel gerichte vragen ter beantwoording óf organiseerde ik een interview over het betreffende thema.
Eind november was alle inhoud binnen en nog vóór de kerst leverden we de eerste versie van het bestuursverslag op. De jaarrekening volgde uiteraard pas in januari. Na een aantal correctierondes konden we alle content in het multichannel reporting systeem F19 invoeren. Het handige van dit systeem is dat we één bron gebruiken voor alle content, voor zowel de pdf als voor het dynamische jaarverslag op de website. Dat betekent dat je een wijziging maar één keer door hoeft te voeren en er vervolgens op kunt vertrouwen dat de inhoud in beide versies klopt.
Komend jaarverslagseizoen gaat het een en ander veranderen. Veel organisaties moeten in hun jaarverslag over 2024 voor het eerst gaan rapporteren volgens de richtlijnen van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). In de CSRD komen drie gebieden aan bod: Environment (milieu), Social (sociaal) en Governance (bestuur). Dit wordt ook wel ESG genoemd. Wát organisaties precies over deze gebieden moeten rapporteren, is uitgewerkt in de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Als jouw organisatie hier over 2024 aan moet voldoen, dan zijn jullie waarschijnlijk al druk bezig met het verzamelen van alle informatie. Maar is er ook al nagedacht over de manier waarop deze informatie uiteindelijk in het jaarverslag komt te staan?
Gloed denkt graag met je mee Lees meer>>
Marjolein van Lingen
tekstschrijver
06 - 48 69 86 11
marjoleinvanlingen@gloedcommunicatie.nl
